הצעד הראשון בהפקה אירוע מתחילה בבחירת המקום. כאשר על ההחלטה על המקום לחגוג בו משפיעים 2 גורמים עיקריים: מספר האורחים והתקציב שעומד לרשותכם.
אם אתם מתכננים את האירוע הבא שלכם, אחת מהאפשרויות הטובות ביותר למקום לחגוג בו – היא גני אירועים. גני אירועים הם מתחמים מעוצבים, הכוללים חצר מעוצבת ואולם סגור, שמאפשרים לחוגגים לערוך את האירוע ב-3 מתכונות שונות:
- בעונות שבהן מזג האוויר נוח, האביב והקיץ – ניתן לערוך את האירוע כולו בחצר גן האירועים.
- לחליפין, אפשר לחגוג את חלקו הראשון של האירוע – מנות הפתיחה והחופה בגן, ואת חלקו השני של האירוע – הארוחה המלאה והריקודים – בתוך האולם הסגור.
- בחורף, כאשר מזג האוויר יותר בעייתי לחגיגה תחת כיפת השמיים, האירוע כולו יכול להתקיים בתוך האולם הסגור.
בחירת יום לחגוג בו אירוע
ליום בו אתם מעוניינים לחגוג את האירוע תהייה השפעה על מחיר האירוע.
ימי חמישי הם הימים הפופולריים ביותר ולכן היקרים ביותר. היתרון העיקרי באירוע שמתקיים ביום חמישי הוא העובדה שרבים מן האנשים לא עובדים בימי שישי, ויכולים להישאר לחגוג אתכם עד השעות הקטנות של הלילה. החיסרון הוא, שבימי חמישי הכבישים פקוקים יותר מבכל יום אחר.
בימי ראשון תקבלו את האורחים שלכם רעננים אחרי מנוחת סופ"ש טובה, אבל חשוב לזכור שמדובר בתחילת השבוע, ושרוב המוזמנים צריכים לקום בבוקר לעבודה, כך שהרבה מהם יעדיפו להתקפל הביתה מוקדם.
ימי שני מועדפים מבחינת היהדות, מאחר והחופה נערכת לאחר השקיעה ומקיימת את הפתגם "יום שלישי פעמיים כי טוב". יום שני, בדומה ליום ראשון, פחות נוח לרבים שצריכים לקום למחרת ליום עבודה.
ימי שישי יהיו נוחים לחלק מהמוזמנים, ולחלק לא. נכון, רוב האנשים לא עובדים בבוקר יום שישי, אבל הרבה אנשים מעדיפים לנצל את סופ"ש למנוחה, ואם ישנם מוזמנים מסורתיים ודתיים – חשוב להביא בחשבון שהם נוהגים להתארגן בימי שישי לקראת שבת, ויתכן שיהיה להם להגיע. אם אתם חוגגים חתונה ואתם מעוניינים להתחתן על פי המסורת – רצוי שתדעו שמבחינת ההלכה היהודית, אסור לקיים טקס נישואין בסופי שבוע, ערבי חג וחג, ימי צום, וספירת העומר שבין פסח לשבועות.
בחרתם יום! ועכשיו איך בוחרים גן אירועים?
יש גני אירועים רבים שמציעים את שירותם לחוגגים, במגוון מקומות שונים בארץ. אז איך בוחרים את גן האירועים המושלם לחגוג בו? מה כדאי לקחת בחשבון?
גן אירועים קרוב – יותר טוב!
כשבוחרים גן אירועים, חשוב להביא בחשבון את המיקום שלו. מן הסתם, אם שניכם גרים באזור הצפון וכך גם בני משפחותיכם, לא תחגגו באזור המרכז. אבל אם אתם גרים באזור המרכז ויש לכם משפחה גדולה שמפוזרת בחלקים שונים של הארץ – חשוב לדאוג שלכולם יהיה נוח להגיע. במקרה כזה, רצוי שהאירוע ייחגג בגן אירועים שממוקם במרכז ומקל על כולם את ההגעה. כך גם תבטיחו מקסימום הגעה של מוזמנים לאירוע.
מה הם המחירים השונים של גני אירועים בחלקים שונים בארץ? יש לציין כי גני אירועים במרכז הארץ יקרים יותר מגני אירועים הממוקמים דרומה יותר או צפונה יותר. כמו כן, גני אירועים המרוחקים ממרכז הארץ נוחים יותר מבחינת הגעה, עם פחות פקקים, וגם מבחינת חניה.
מה חשוב לבדוק כשבוחרים גן אירועים?
בגני אירועים אין הפתעות גדולות. לא תמצאו שם חדרי מלח ולא סאונה. מה כן תמצאו? לרוב תמצאו חצר מעוצבת (ברובם עיצוב החצר נתון בחלקו הגדול לבחירתכם), אולם אירועים מקורה ומגוון של דברים שחשוב לבדוק לפני שסוגרים:
חדר חתן-כלה
וודאו שהחדר נעים ושיהיה לכם נוח להתארגן בו. בחדר הזה תנוחו ותשמרו את החפצים האישיים שלכם, והוא ישמש אתכם במהלך כל הערב. רוב החדרים כוללים פינת ישיבה, מראה ושירותים. יש גנים שמציעים יחידות נופש ללינה לאחר האירוע.
חופה
בחרו חופה גדולה דיה עבור כל האנשים שאתם מעוניינים שיעמדו תחתיה בערב הגדול. בדקו אם המקום מספק עיצוב חופה ואילו חופות הוא מציע.
חניה
חשוב שתהייה חנייה סמוכה למקום, ועדיף שתהא קרובה לאולם ככל שניתן, על מנת שלא להטריח את האורחים לקטט רגליים, ובעיקר את האורחות הנועלות נעלי עקב… חשוב שהחנייה תהייה מוארת, ורצוי מאוד שיהיה מי שיכוון את התנועה (גני אירועים רבים מציעים זאת).
עיצוב
עיצוב מתמקד ב-4 מוקדים מרכזיים: החופה, המזנונים, השולחנות וחלל המקום. בכדי למנוע מפח נפש חשוב לברר מראש אם המקום עובד עם מעצבים קבועים, או שניתן להביא מעצב חיצוני (אם אתם רוצים בכך).
קייטרינג
ישנם גני אירועים שמחייבים את בעלי האירוע להשתמש בשירותיו של הקייטרינג במקום, ויש כאלו שמאפשרים לשכור את שירותיו של קייטרינג חיצוני. חשוב ללכת לטעימות, לפני שסוגרים תפריט, ורצוי להביא אתכם לטעימות עוד 2 בני משפחה. אם ארבעה אנשים טועמים את המנות במקום שניים, יש סבירות גבוהה יותר לבחור בתפריט שיקלע לטעמם של רוב המוזמנים.
ריהוט גן שולחנות, כיסאות:
רצוי לבדוק את השולחנות באולם טרם האירוע, כך תוכלו לתכנן את כמות היושבים וגם לחלק בנוחות את מקומות הישיבה לפי ראות עיניכם. אם יש אורחים מעשנים, רגע לפני שאתם שולחים אותם לטיפול הפסקת עישון כדאי לוודא שבגינת גן האירועים ישנם ספסלים ומקומות ישיבה שיאפשרו ישיבה נוחה. בדיקת ריהוט הגינה שבמקום חשובה באופן כללי בדגש על אירועים הנחגגים בקיץ, כאשר פעמים רבות במהלך הערב, אורחים נוהגים לצאת מהאולם להתאוורר באוויר הנעים ולכך יש להתכונן. רצוי שבגן האירועים יהיה ריהוט גן מגוון ומעוצב כך שהאורחים יוכלו להנות מישיבה בחוץ בנוחות ובנעימות. כשבוחרים ריהוט גן מומלץ להשתמש בריהוט גן ראטן בעל מראה יוקרתי ועמיד ביותר לשימוש חוץ. מעבר לכיסאות ושולחנות מומלץ גם לפזר כמה פינות ישיבה, נדנדות או אפילו קונכיות רביצה מעוצבות שבהם ניתן להיזרק לאחר הריקודים או סתם כדי לפלרטט.