5 טיפים שיהפכו את האירוע שלכם למוצלח

 

האם יצא לכם אי פעם להשתתף באירוע שהחשבתם לגרוע במיוחד, או לחליפין, באירוע מוצלח במיוחד? אם כן, נסו להיזכר ממה נהניתם, או לא. האם האוכל היה גרוע או שהיה שווה להגיע רק בשבילו? האם היו מספיק מקומות ישיבה, או שהסתובבתם סביב עצמכם עד שאיתרתם בעזרת מנהל האולם שולחן חצי מאוכלס שאפשר היה להצטרף אליו? ואיך הייתה המוזיקה? היה חסר לכם משהו? למשל, כוס קפה חזק ומעורר בסיום הארוחה לקראת הנסיעה חזרה, או שלא הגישו את המשקה האהוב עליכם בבר?

מה הופך אירוע למוצלח?

ישנם מספר גורמים קבועים שמשפיעים על הצלחת אירוע. אותם גורמים משתנים, כמובן, בהתאם למהות האירוע, קהל היעד וסגנון האירוע. אבל לכולם בסיס משותף. אירוע מוצלח לא הופך לכזה מפאת מזל או חוסר בו –  תכנון נכון ומחשבה תחילה הם שיהפכו את האירוע שלכם למוצלח – ולא משנה באיזה סוג של אירוע מדובר, אם האירוע הוא למבוגרים, לילדים, או משולב; יום הולדת, בת מצווה או בר מצווה, מסיבת רווקים\רווקות, חתונה, או יום כיף לעובדים. אם תביאו בחשבון את אותם הגורמים בתכנון האירוע שלכם – יגדלו הסיכויים להצלחתו. אז מה הם הצעדים הנכונים בדרך לאירוע מוצלח?

 

מיקום האירוע, ואווירה

חשוב שהמקום בו האירוע מתרחש יהיה נוח הן מבחינה גאוגרפית והן מבחינה פיזית – נוחות השהייה בו במהלך האירוע.

• אם רוב המוזמנים שלכם גרים באזור מסוים בארץ, עדיף שהמקום בו תתרחש החגיגה יהיה קרוב מבחינה גאוגרפית, כך שהמוזמנים יוכלו להגיע אליו בנוחות. כך תצמצמו את הסיכוי שהאורחים יוותרו על נוכחותם באירוע עקב קשיי הגעה בשל המרחק.
• המקום עצמו צריך להיות נוח ומותאם לקהל היעד. אם אתם עורכים את האירוע במקום שהגישה אליו פחות נוחה, כמו אזור מאוד מסולע, קחו בחשבון אורחים יותר מבוגרים שאולי יתקשו להסתדר עם תנאים אלו.
• חשוב שבמקום יהיו מספיק מקומות ישיבה, ואם הישיבה היא שולחנית – רצוי מאוד שמקומות הישיבה יהיו מסודרים מראש, ושהמוזמנים יוכלו לאתר את מקומם על ידי כרטיסיות. זה ימנע מצב לא נעים בו האורחים נאלצים לעמוד ולהמתין שימצאו להם היכן לשבת.

 

כיבוד מעולה באירוע

אוכל, אולי מאז ומעולם, היה מוטיב חשוב בריטואלים, טקסים וחגיגות. עד היום, אוכל הוא גורם מרכזי בחגיגות וטקסים שונים כמעט בכל חברה אנושית. לא בטוח שהאורחים שלכם או אתם תזכרו אילו מפיות היו באירוע, או איך נראה עיצוב השולחן. מה שכן יש סבירות גבוה שיזכרו – זה איך היה האוכל. אוכל מעולה הוא גורם חשוב מאוד בהצלחה של אירוע.

בחרו כיבוד שמתאים לכל המוזמנים, בחרו כיבוד שמתאים לרוח האירוע. תחום הקולינריה לאירועים התפתח מאוד, וכיום האפשרויות לבחירה הן רבות ומגוונות. למעשה, כיבוד לאירועים עבר אבולוציה של ממש והפך לא רק למזון אלא לאטרקציה, לא אחת המרכזית באירוע.  אחת האופציות הטובות ביותר לכיבוד לאירועים היא בר מתוקים לאירועים ודוכני מזון שמשלבים הכנה במקום והגשה יפיפייה וייחודית, של מגוון מאכלים קלים וטעימים.

ישנם סוגים רבים של בר מתוקים לאירועים ודוכני מזון לבחירה, ביניהם:

• בר וופל בלגי
• דוכני גלידה
• בר פנקייקים
• טאבון לאירועים
• בר יוגורט
• בר דונאטס

 

אטרקציות לאירועים

בהמשך ישיר לסעיף הקודם, נציין כי אחת האפשרויות המעולות ביותר לאטרקציה מרכזית באירוע היא כיבוד מיוחד בהגשה אינטראקטיבית. לרוב, כיבוד שכזה הופך לאטרקציה המרכזית באירוע מבלי כל מאמץ נוסף מצדכם, שכן הוא משמש לא רק ככיבוד אלא כמוקד עניין במסיבה, מושך עין ומהנה. התחושה היא כמעט כמו להיות ביריד או פסטיבל.

באופן גורף, אירוע שאין בו מרכז – הוא עוד מסיבה רגילה. אין בכך כל פסול, אך אם אתם מעוניינים לשדרג את האירוע שלכם – חשוב למצוא אטרקציה אחת לפחות שתהווה את מרכז האירוע. לא חייבים להשקיע תקציב ענקי לשם כך, יש מגוון רחב של פעילויות ואטרקציות שמותאמות לכל גיל ולכל סוג אירוע, בטווחי מחירים נוחים. הנה כמה רעיונות:

• קעקועי חינה לאירועי בת מצווה, חינה, מסיבת רווקות.
• הופעה מוזיקלית חיה יכולה בהחלט להוסיף נופך ייחודי וקלסי לאירועי מבוגרים.
• באירועי ילדים: מכונות משחק, מתנפחים, מיני משחקים קלסיים: באלוניג, סנוקר, ועוד.

 

הפרטים הקטנים באירוע – עושים הבדל גדול

בתחילת המאמר שאלנו אתכם אם אתם זוכרים אירוע מוצלח במיוחד שנכחתם בו, או שאינו מוצלח במיוחד. אם יצא לכם להיות נוכחים באירוע מוצלח במיוחד בזמן האחרון, נסו להיזכר בפרטים שהפכו אותו לכזה. ברוב המקרים, אירוע מוצלח הוא אירוע שיש בו שימת לב לפרטים הקטנים. שימו דגש לא רק לפרטים הגדולים והחשובים, אלא גם לפרטים הקטנים, שהם בהרבה מן המקרים חשובים לא פחות.

לדוגמה, בר קפה לאירועים הוא תוספת נפלאה לכל אירוע. הרבה אנשים אוהבים לשתות קפה או תה לאחר הארוחה, ובאירועים בהן אין אפשרות כזו הרבה פעמים חסרונה מורגש. גם אם האירוע שלכם הוא אירוע לילד, אבל מוזמנים לא רק ילדים אלא גם מבוגרים – בר קפה לאירועים ללא ספק ישדרגו את החוויה עבור המוזמנים המבוגרים הנוכחים באירוע.

אם אתם מתכננים לכלול בר אלכוהול באירוע – מומלץ שהוא יהיה מגוון ועשיר. לרוב, באירועים בהם ישנו בר משקאות חריפים, השתייה הופכת לחלק חשוב לא פחות מהאוכל עבור החוגגים ומהווה נתח מרכזי בהנאה מהאירוע. לכן, שווה להשקיע בבר איכותי, מגוון ועשיר.

 

אירוע עם יחס אישי

יחס אישי ושירותיות חשובים תמיד. בדיוק כפי שיחס אישי ושירות טוב שניתנים לכם על ידי נציג של חברה כלשהי גורמים לכם לתחושה טובה – כך גם יחס אישי נעים מאנשי השירות באירוע יגרמו לתחושה טובה בקרב המוזמנים.

שירותיות ברמה גבוהה היא גורם חשוב באירוע. חשוב מאוד שכל צוותי ההפעלה באירוע יהיו מסבירי פנים ונעימים – מפעילי האטרקציות, מלצרים, ברמנים וכל צוות אחר. נותני הקירות באירוע צריכים להיות סבלנים, קשובים לאורחים שלכם, ונעימים. על פחות מגישה כזו אזור להתפשר. וכמובן – הטיפ בהתאם. לתגמל ביד רחבה צוות שנתן שירות מוצלח, חשוב לא פחות.

אלו 5 הטיפים שלנו לאירוע מוצלח. כמובן שיש עוד הרבה טיפים טובים ועצות שיכולים להיות רלוונטיים עבורכם. קחו מספיק זמן לתכנון מראש, היו מאורגנים, דעו כיצד אתם רוצים שהאירוע יראה – ואז יהיה לכם קל יותר להוציא את הרעיון אל הפועל. מזל טוב!